<div dir="ltr"><div style="border-top:none;border-right:none;border-left:none;border-bottom:1.5pt solid windowtext;padding:0in 0in 1pt;margin-left:0in;margin-right:0.2in"><p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in"><i>This letter is sent on behalf of UC System Provost and Executive Vice President Katherine S. Newman. For your convenience, the text of the letter is below.  The signed letter is attached as a pdf.</i><i><span style="font-size:11pt"><u></u><u></u></span></i></p></div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;font-family:Aptos,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">ACADEMIC COUNCIL CHAIR AHMET PALAZOGLU<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">EXECUTIVE VICE CHANCELLORS AND PROVOSTS<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">       <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">Dear Colleagues:<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">       <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">I am writing to you about an important and impactful settlement agreement the University reached with the United Auto Workers (UAW) related to STEM PhD students on rotations and fellowships that should be shared with all faculty who may advise a STEM PhD student or supervise a Graduate Student Researcher. There are several background issues that will help provide context for this agreement and, with apologies for the length of this communication, I would like to summarize them here.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">First, you may recall that I wrote to you on August 5, 2025, to explain that an arbitrator had issued a decision finding that the University violated the Graduate Student Researcher (GSR) collective bargaining agreement related to GSR step placement and progression practices and applied the ruling retrospectively. Second, in the same letter, I also informed you about ongoing arbitration and confidential mediation sessions concerning whether a subset of graduate students qualify as employees. Since 2023, the UAW has filed many grievances across the system related to alleged misclassifications of STEM PhD students who are on (1) first-year rotations; (2) internal fellowships; and (3) external fellowships (collectively “GSR Recognition issues”). All the grievances were consolidated at the systemwide level, and both the University and the UAW agreed to binding arbitration. Specifically, the UAW claimed that PhD STEM students who are on rotations in STEM labs perform research as work for the University and, also while funded by internal and external fellowships. The same arbitrator who ruled against the University on the GSR steps placement case referenced above was also handling the GSR Recognition issues.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">At the beginning of 2025, the UAW argued before the arbitrator that the graduate students on academic rotations and on fellowships are employees under the GSR contract because they perform a service for the University. To support their position, the UAW presented testimony from 27 graduate students across the system and from multiple programs. The University also began presenting its case, including testimony from faculty. Given the risk of a negative ruling that could have a detrimental impact for either the UAW or the University depending on the outcome, in parallel with the arbitration proceedings, the parties engaged in confidential mediation to resolve the issues outside of arbitration, in service of reaching a mutually agreeable resolution. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">Over the course of this year, we consulted with Academic Senate leadership, the Faculty Advisory Committee on Graduate Education and Employment, Executive Vice Chancellors/Provosts, Graduate Deans, Vice Chancellors for Research, Vice Chancellors for Planning and Budget, Vice Chancellors for Administration, and Academic Personnel offices in preparing settlement terms that are budgetarily responsible and most importantly, adhere to the guiding principle that graduate students and their academic progress are not covered by the GSR contract as they are not a term and condition of employment.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">The focus of UAW testimony was the notion that graduate students on rotations in STEM labs are performing work, even when they are exploring different research areas, methodologies, research techniques, lab cultures, and mentoring styles with the goal of researching an academic decision regarding their dissertation topic. From the union’s perspective, they meet the criteria to be classified as an employee, and thus, should be appointed as GSRs. Following consultations with Academic Senate leadership, the Faculty Advisory Committee on Graduate Education and Employment, and academic administrative leadership, we recognized that the core priority of our faculty was preserving the academic purpose of first-year rotations, and we are pleased that this practice will continue. We appreciate the UAW’s recognition of its importance and are glad we were able to reach an agreement that academic rotations remain academic in nature and are outside the scope of UAW representation.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">However, to address the concerns of the UAW, on a prospective basis, effective winter quarter/spring semester 2026, the parties agreed that all first-year PhD students who are assigned to a STEM lab (whether rotating or non-rotating) shall be appointed as a 25% GSR Paid Direct (or, another GSR title covered by the collective bargaining agreement) for every term they are assigned to a STEM lab (the University retains the flexibility to appoint at a higher percentage). A GSR Paid Direct appointment means that they are not paid through UC’s payroll system and may continue to be paid through the current funding sources and mechanisms used to fund first year students. That means, <i>they will not be charged to a PI’s grant</i> if they were not so previously. Furthermore, these terms do not require the University to increase student funding packages to accommodate this new appointment, as the agreement permits the University to adjust non-employment student financial support to account for the GSR employment wages in the first year. Most importantly, these new appointments will be separate from academic rotations and academic rotations will remain outside the scope of UAW representation.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">In order to provide sufficient time to make this transition, written notices of appointment associated with the 25% GSR Paid Direct appointments will not be issued until fall term 2026 and no union dues will be deducted until then. Even though the 25% GSR Paid Direct appointments will be in effect beginning winter quarter/spring semester 2026, no notice of appointment, written job descriptions, or job duties need to be provided until fall term 2026. However, the 25% GSR Paid Direct appointments in winter quarter/spring semester 2026 will ensure that these first year STEM PhD students who are assigned to labs will have union representation and will be subject to the protections, obligations, and benefits set forth in the GSR contract. Ahead of winter quarter/spring semester 2026 and fall term 2026, we will provide you with guidance and templates related to the new appointments.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">We also worked with the UAW to resolve disputes related to STEM PhD students on both internal and external fellowships. By no later than July 1, 2026, for the STEM PhD students who are listed on a finite list of training grants or fellowships<a href="https://mail.google.com/mail/u/0/#m_3049206491579175989_m_1752138603770086550__ftn1" name="m_-1017807110460136010_m_3049206491579175989_m_1752138603770086550__ftnref1" title="" target="_blank"><span style="font-size:12pt;font-family:"Times New Roman",serif">[1]</span></a> the University will review whether they have met the following conditions: (1) the STEM PhD student is performing a service for the University, at the direction and specific control of the University, in exchange for compensation; (2) there is a formal research obligation to a PI's sponsored research project (whether named on the grant or not); and (3) the formal research obligation is related to the research the PhD student is expected to do under the PhD student's training grant or fellowship.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">If the terms of endowments (donor-specified restrictions), federal or state grants, or other external funding agencies <i>prohibit</i> the University from appointing the PhD student as an employee, the University may not appoint the PhD student as an employee in the bargaining unit. The July 1, 2026, implementation date provides us with the time necessary to identify these individuals and make the appropriate adjustments.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">In addition, the parties reaffirmed that the total combination of employment appointments may not exceed 50%, unless granted as an exception by the University (this includes both TA and GSR appointments, and any combination thereof). Furthermore, because of this settlement and the needed clarity if provides, the parties have agreed to not reopen the GSR Recognition article in the collective bargaining agreement during this year’s successor negotiations. <span style="color:black">This is a significant agreement and one that ensures that the protections and academic boundaries provided for in the current agreement and this settlement agreement remain in place through the life of the next UAW contract. </span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">Lastly, I want to acknowledge that this is a complex agreement. Notwithstanding the advice we relied on from the various advisory groups that are now routinely part of the bargaining process, we understand that it has implications for faculty and the Graduate Division on your campus. We sincerely believe it is the best agreement we could have reached, particularly in light of the ruling against the University’s position at the outset. Nonetheless, you will likely have many questions regarding what this means, how it will work, and how the complexities will impact its implementation.  <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">Moreover, I fully understand this settlement requires significant changes to some long-standing practices across the University. Please be assured that those of us at the Office of the President will be working as quickly as possible to provide systemwide guidance and templates to make implementation across the system as consistent and seamless as possible. As we develop these resources, we will continue working closely with our valued stakeholders, including Academic Senate leadership, the Graduate Education and Employment Faculty Advisory Committee, Executive Vice Chancellors/Provosts, and Graduate Deans, to ensure faculty perspectives help to shape the guidance and templates.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in">I want to sincerely thank you for your understanding and patience during this negotiation process and for your continued commitment to our academic community. Your insights and collaboration are invaluable, and I look forward to working together to implement this agreement in a manner that is least disruptive to the teaching and research mission.                       <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">                                                                 <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">                                                                                                                  Best wishes,<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:4.5in;text-indent:0.5in">Katherine S. Newman<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:4.5in;text-indent:0.5in">UC System Provost and<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:4.5in;text-indent:0.5in">Executive Vice President for Academic Affairs<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:4.5in;text-indent:0.5in">UC Berkeley Chancellor’s Distinguished Professor of Sociology & Public Policy<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">                                                                 <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">cc:   President Milliken<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Chancellors<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Academic Council Vice Chair Scott<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Executive Vice President and Chief Operating Officer Nava<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Executive Vice President Rubin<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Senior Vice President and Chief Compliance Officer Bustamante<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Senior Vice President Turner<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Laboratory Director Witherell<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice President Brown<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice President/Vice Provost Gullatt<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice President Humiston<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice President and Chief of Staff Kao<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice President Lloyd<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice President Maldonado<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice Provost Varsanyi<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice Provosts/Vice Chancellors for Academic Personnel<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Vice Chancellors for Research<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Deputy Provost Lee<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Associate Vice Provost Jennings<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Associate Vice President Matella<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Associate Vice President McRae<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Assistant Vice Provosts/Vice Chancellors for Academic Personnel<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Chief Human Resource Officers<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Graduate Deans<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Executive Director Anders<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Executive Director Lin<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Executive Director Menezes<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Deputy General Counsel Woodall<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Chief of Staff Beechem<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Labor Relations Directors<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0.2in;margin-bottom:0.0001pt;margin-left:0.25in">        Director Weston-Dawkes</p></div>